Lengkap! Cara Urus Ijazah Hilang atau Rusak di Sekolah & Dinas

Sumber: Informasi Indonesia | Editor: Tiyas Septiana

KONTAN.CO.ID - Ijazah adalah bukti sah bahwa seseorang telah menyelesaikan jenjang pendidikan tertentu. Ijazah sangat penting dalam proses melamar pekerjaan, melanjutkan studi, atau pengurusan administrasi lainnya.

Bila ijazah hilang atau rusak, maka pemilik perlu mengurus dokumen pengganti secara resmi agar tetap memiliki legitimasi bukti pendidikan.

Menurut situs resmi Indonesia.go.id, ketika ijazah hilang atau rusak, yang dapat diterbitkan adalah Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI), bukan mencetak ulang ijazah asli.

Institusi pendidikan, misalnya Universitas Airlangga, memiliki prosedur khusus untuk permohonan penggantian ijazah hilang atau rusak, termasuk dokumen yang harus disiapkan dan mekanisme permohonan daring.

Berikut langkah, persyaratan, dan catatan penting lengkapnya.

Langkah-langkah Mengurus Ijazah Hilang atau Rusak

Berikut tahap demi tahap cara yang lazim dijalankan di banyak daerah:

1. Lapor Kehilangan ke Kepolisian

Segera setelah menyadari ijazah hilang, datangi Polsek (kecamatan) terdekat. Ajukan Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan Barang/Surat-Surat.

Petugas akan meminta beberapa dokumen, minimal: fotokopi KTP dan fotokopi ijazah (jika masih ada).

Tanda tangani surat kehilangan tersebut, dan mintalah minimal 2 salinan fotokopi surat kehilangan sebagai cadangan. Surat kehilangan dari polisi ini menjadi syarat utama dalam proses selanjutnya.

2. Datang ke Sekolah / Satuan Pendidikan Penerbit Ijazah

Langkah ini bisa dilewati jika sekolah sudah tidak beroperasi atau tutup.

1. Kunjungi bagian Tata Usaha (TU) sekolah, sampaikan bahwa ijazahmu hilang atau rusak.

2. Minta dibuatkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) oleh pihak sekolah. SKPI akan memiliki kop sekolah, ditandatangani kepala sekolah di atas materai, dan dilengkapi cap basah.

3. Dokumen yang biasanya diperlukan saat ke sekolah:

Surat kehilangan dari polisi.
Fotokopi ijazah asli (jika ada).
Pas foto (umumnya ukuran 3×4) sejumlah 2 lembar.
Materai (sering menggunakan materai Rp 6.000 atau sesuai ketentuan setempat).
Legalisir fotokopi ijazah (jika belum).
Data lain seperti rapor, buku induk sebagai pendukung jika diminta.

Pihak sekolah akan menerbitkan SKPI dan mencantumkan foto, cap tiga jari pada foto seperti tampilan ijazah.

Jika sekolah sudah tidak ada (tutup, bergabung, atau tidak beroperasi), maka urus langsung melalui Dinas Pendidikan.

3. Verifikasi & Legalisasi di Dinas Pendidikan

Datangi kantor Dinas Pendidikan kabupaten/kota sesuai lokasi sekolah penerbit. Bila sekolah sudah tidak ada, Dinas Pendidikan bisa langsung menerbitkan SKPI atas nama institusi dinas.

Dokumen tambahan yang perlu dibawa:

Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak bermaterai.
Surat Pernyataan Saksi dari 2 orang teman seangkatan sekolah, disertai fotokopi KTP dan fotokopi ijazah mereka yang sudah dilegalisir.
Fotokopi KTP pemohon.
Fotokopi ijazah yang sudah dilegalisir (jika ada).
Salinan surat kehilangan dari polisi.

Dinas Pendidikan akan memverifikasi data, menandatangani bagian bawah SKPI agar memiliki kekuatan legal di tingkat dinas.

Proses verifikasi bisa memakan waktu, tergantung kebijakan daerah dan tingkat pelayanan.

4. Pengurusan Ijazah Perguruan Tinggi (Jika Hilang)

Bagi lulusan perguruan tinggi, institusi masing-masing (universitas) biasanya memiliki prosedur tersendiri, misalnya melalui bagian akademik atau pengurusan alumni:

Contoh di Universitas Airlangga: pemohon harus mengisi formulir online dan melampirkan scan KTP, scan surat kehilangan polisi, foto berwarna, dan scan ijazah (jika ada). Terdapat biaya penggantian (misalnya Rp 100.000) yang dibayarkan ke rekening universitas.

Untuk universitas yang telah tutup atau tidak aktif, pemohon bisa menanyakan apakah SKPI atau duplikat dapat dikeluarkan oleh bagian rektorat atau fakultas terkait. Beberapa kampus juga meminta permohonan surat pengantar ke kepolisian melalui email terlebih dahulu.

5. Pengambilan SKPI & Penggunaan

Setelah SKPI selesai diproses dan ditandatangani pejabat berwenang, pemohon akan diberitahukan kapan dan di mana dokumen bisa diambil.

Periksa data di SKPI (nama, tahun lulus, jurusan, tanda tangan) agar tidak ada kesalahan.

Mintalah legalisasi resmi (cap basah, stempel, tanda tangan pejabat). Simpan SKPI dengan baik dan buat salinan legalisir sebagai cadangan.

SKPI ini sah digunakan sebagai pengganti ijazah asli dalam berbagai keperluan administratif dan lamaran pekerjaan.

Tonton: Sebanyak 12 Tokoh Antikorupsi Ajukan Amicus Curiae dalam Praperadilan Nadiem Makarim

Syarat & Ketentuan Penting

Berikut beberapa catatan dan syarat tambahan yang perlu diperhatikan:

Jika sekolah sudah tidak beroperasi atau tidak ada data di sekolah, pemohon harus langsung ke Dinas Pendidikan; sekolah tidak melewati tahap TU.
Jika pemohon tidak memiliki salinan ijazah, rapor, atau dokumen lain pendukung, maka diperlukan surat pernyataan saksi dari 2 orang teman seangkatan serta proses verifikasi tambahan oleh polisi (berita acara pemeriksaan).
Beberapa sekolah atau perguruan tinggi mengenakan biaya administrasi untuk penggantian ijazah atau SKPI. Misalnya, di STIP Malang ada biaya penggantian sebesar Rp 50.000.
Biaya dapat berbeda tiap institusi atau kabupaten/kota; ada juga yang gratis menurut kebijakan Dinas Pendidikan setempat.
Pastikan form pernyataan dan dokumen saksi bermaterai sesuai ketentuan (biasanya materai Rp 6.000 atau Rp 10.000).
Simpan semua bukti, salinan, dan fotokopi legalisir agar jika terjadi sesuatu, Anda masih punya dokumen pendukung.

Mengurus ijazah yang hilang atau rusak memang memerlukan waktu, kesabaran, dan kelengkapan dokumen. Tapi jika dilakukan sesuai prosedur dan mengikuti regulasi yang berlaku, Anda dapat memperoleh SKPI atau dokumen pengganti resmi yang berlaku sebagai pengganti ijazah asli.

Dengan memahami dan mengikuti prosedur resmi ini, Anda tetap memiliki dokumen sah yang diakui secara administratif.